Banyak individu menulis emel kepada syarikat penerbitan dengan tujuan:

(i) Menyatakan hasrat ingin menghantar karyanya, harap-harap dapat diterima dan diterbitkan.

(ii) Bertanya cara yang betul kalau hendak menghantarkan karyanya.

(iii) Hendak belajar menjadi penulis.

(iv) Hendak tahu apa jadi pada karya yang sudah lama dihantar tetapi masih tidak diberitahu statusnya.

(v) Mencari pekerjaan sekiranya ada jawatan kosong, dan lain-lain.

Para Editor buku di syarikat swasta adalah amat sibuk disebabkan mereka mengejar lepas satu dateline jadual kerja kepada satu dateline lagi. Produktiviti mereka diukur dengan mengira berapa buku yang mereka terbitkan setiap bulan, dan berapa angka jualan bulanan bagi setiap buku terbitan mereka.

Tidak semua emel yang diterima oleh Editor diberi layanan yang serupa. Banyak emel tidak perlu dijawab pun, sebab menjawab emel itu tidak menaikkan produktiviti Editor.

Justeru, jika kita mahukan emel kita mendapat perhatian Editor, emel itu perlu dirancang elok-elok supaya ia memiliki unsur-unsur yang dapat mendorong Editor suka membaca dan tergerak menjawab emel kita itu.

Surat-surat emel yang kita tulis kepada Editor sesebuah syarikat penerbitan adalah pengganti diri kita daripada terpaksa pergi sendiri berjumpa Editor itu di pejabat beliau.

Tulis emel menggunakan adab-adab sebagaimana jika kita pergi ke rumah orang sebab ada urusan hendak berjumpa orang itu.

(i) Apabila kita pergi ke rumah orang, tentulah kita beri salam, oleh itu emel mesti didahului dengan salam.

(ii) Jika kita pergi ke rumah orang dengan membawa buah tangan, maka dalam surat-menyurat, buah tangan itu adalah dalam bentuk doa-doa yang kita pohonkan buat orang itu. Maka tuliskan doa yang baik bagi orang yang akan menerima emel kita itu.

(iii) Jika orang itu sedang sibuk, tentulah kita meminta maaf jika kedatangan kita mengganggunya, maka dalam emel pun kita minta maaf jika kedatangan emel kita itu mengganggu Editor yang sedang sibuk.

(iv) Jika sebelum kita pulang kita mengucapkan terima kasih, maka dalam surat emel pun kita tulis ucapan terima kasih kepada Editor atas budi baiknya.

Itulah 4 perkara yang wajib ada dalam semua surat-menyurat emel dengan Editor. InsyaAllah, Editor akan senang hati membaca surat kita itu dan akan memberi respons secara positif kepada isi kandungan surat tersebut.

-------------------------------------------
Nota Kuliah:

Puan Ainon Mohd
Presiden,
Universiti Terbuka PTS
.(JavaScript must be enabled to view this email address)
Hakcipta Terpelihara Universiti Terbuka PTS 2006